La Registrazione Dati: quali vantaggi per le PMI

INTERVISTA A GUALTIERI ISABELLA

Sono molti i grandi gruppi e gli enti pubblici che si sono rivolti alla Isabella Gualtieri Srl, fin dall’inizio della sua attività, nel 1977, per le loro esigenze di registrazione dati. Ma quali sono i vantaggi che possono ottenere anche le piccole e medie aziende se utilizzano i vostri servizi?

La mole di documenti che le imprese, indipendentemente dalle loro dimensioni, devono produrre costantemente – non solo per le ordinarie operazioni di compravendita, ma anche per gli adempimenti burocratici – sono veramente un’enormità. Le aziende più piccole, anzi, sono maggiormente penalizzate in questo senso, perché non possono permettersi di assumere un impiegato da dedicare esclusivamente alla registrazione dati, se non sono in numero sufficiente da giustificare la creazione di un posto di lavoro. E, tuttavia, se fanno svolgere questo tipo di compiti al loro personale, non solo sottraggono tempo e risorse ad altre priorità, ma rischiano di incappare in sviste ed errori inevitabili per le persone che non hanno la stessa competenza e lo stesso allenamento di un centro come il nostro, che ne ha fatto il proprio core business. Anche nelle grandi aziende i disguidi non mancano: se dal momento dell’ordine di acquisto a quello della fatturazione il prezzo di un articolo è cambiato, per esempio, noi verifichiamo le incongruenze possibili fra il prezzo riportato dal documento del cliente e quello riportato dal fornitore, per evitare incongruenze che comporterebbero uno spreco in termini di tempo o di costi, qualora addirittura il controllo non avvenisse affatto. Il piccolo artigiano, se si ostina a non usare il computer, rischia di non ricordare neppure il lavoro eseguito oppure che cosa ha acquistato, quindi emette doppie fatture o acquista materiale che aveva già in magazzino.

Considerando che l’organizzazione richiesta a una piccola azienda oggi è la stessa di quella di un grande gruppo, non si può fare a meno della digitalizzazione del magazzino, l’unico modo per avere l’aggiornamento costante in tempo reale ed evitare errori che possono costare cari.

Può fare qualche esempio?

Una piccola azienda che produce costumi da bagno, dovendo farli arrivare nei negozi entro l’inizio dell’estate, nei mesi precedenti si è ritrovata puntualmente con un sovraccarico di lavoro e il magazzino super affollato. Non ci meravigliamo se purtroppo nessuno si è accorto che alcuni cartoni di merce erano fermi anziché partire per essere consegnati. Quando se ne sono accorti, ormai era troppo tardi: il negozio a cui erano destinati non li ha voluti perché la stagione stava per finire. Questo non sarebbe accaduto se avessero acquisito i dati al computer, perché avrebbero avuto la mappatura immediata e costante della merce e si sarebbero accorti di quella inevasa.

Le grandi aziende, nonostante abbiano la possibilità di assumere personale da dedicare agli adempimenti amministrativi, legali e burocratici, preferiscono esternalizzare tutto ciò che non richiede competenze specifiche, in modo da snellire il lavoro ordinario e privilegiare quello che serve ad aumentare le opportunità di business. A maggior ragione, le piccole aziende, anche nei casi in cui si mettono in rete con altre, hanno tutto l’interesse ad affidarsi ai nostri servizi. Inoltre, può accadere che una ragazza del nostro centro dia un apporto anche in altri ambiti e non si limiti al compito per cui è stata chiamata. In alcuni casi, per esempio, la centralinista si è assentata per qualche giorno e la ragazza che stava registrando i dati che le erano stati consegnati rispondeva anche al telefono: in questo modo, l’azienda ha evitato di lasciare la funzione scoperta o di dover chiamare qualcuno che sostituisse la centralinista.

Questa è anche una prova dell’approccio che procede dall'integrazione, che possiamo trovare in un’azienda di servizi costituita da donne come Isabella Gualtieri Srl…

Procedendo dall'integrazione, non escludiamo nessun compito e così possiamo affrontare l’imprevisto: è un approccio che le donne adottano nella famiglia, in cui devono tenere conto costantemente delle variazioni rispetto al programma, non possono permettersi rigidità e preclusioni, ma devono avere il dono dell’accoglienza, dell’ascolto e dell’ospitalità. Non a caso, in trentasette anni, abbiamo lavorato per gli ambiti più disparati. Oltre alla registrazione di fatture, bolle e documenti vari, ci siamo occupati di promozioni – registravamo le schede con i punti che i consumatori inviavano per ritirare i premi –, ma anche di statistiche. Per esempio una società, molti anni fa ci aveva commissionato la registrazione dati per un’indagine sulla correlazione fra il tasso d’inquinamento e la nascita di bambini prematuri o la loro morte, allo scopo non solo di riscontrare le differenze fra una zona e l’altra, ma anche di sensibilizzare l’opinione pubblica sul problema.